Pendampingan Penataan dan Pengelolaan Arsip Inaktif Pada Record Center

Abstract

Pengelolaan Pengelolaan arsip inaktif penting untuk mendukung ketersediaan, keteraturan, dan temu kembali informasi organisasi, terutama setelah perubahan struktur dan integrasi pengelolaan arsip. Permasalahan pada Record Center mitra meliputi ketidaksesuaian penomoran, kebutuhan integrasi data, dan kondisi fisik sebagian arsip lama. Kegiatan pengabdian ini bertujuan meningkatkan keteraturan pengelolaan arsip inaktif melalui praktik lapangan (field work practice) berbasis partisipatif sekaligus mengembangkan kompetensi mahasiswa dalam pengelolaan arsip. Kegiatan dilaksanakan pada 1 Juli–8 Agustus 2025 melalui tiga tahap, yaitu observasi dan pengenalan sistem, implementasi kegiatan kearsipan, serta monitoring dan evaluasi. Praktik langsung meliputi pendataan dan entri data, rekapitulasi dan integrasi data, pemeriksaan dan perbaikan penomoran, pelabelan, serta verifikasi kesesuaian arsip fisik dengan data digital. Hasil kegiatan menunjukkan terbentuknya data arsip yang lebih terstruktur melalui proses entri, rekapitulasi, integrasi, penomoran, pelabelan, dan verifikasi. Verifikasi juga memungkinkan identifikasi dan perbaikan ketidaksesuaian informasi antara arsip fisik dan basis data. Penggunaan spreadsheet mendukung monitoring dan keberlanjutan pendataan. Kegiatan ini memberikan kontribusi praktis terhadap penataan dan pengendalian arsip inaktif, meskipun peningkatan efisiensi temu kembali dan akurasi data belum diukur secara kuantitatif. Tindak lanjut yang direkomendasikan meliputi standardisasi metadata dan penomoran, preservasi arsip lama, digitalisasi arsip, serta pengembangan sistem manajemen arsip berbasis aplikasi.